MS Word-Automatismen abstellen

Lange Zeit mußten sich BenutzerInnen von Programmen mit sturen und wenig flexiblen Programmen herumschlagen. Schließlich wurden diese aber durch diverse Mechanismen aufgebessert - leider nicht immer dadurch verbessert. Denn die Programme sind imemr noch in ihrer BenutzerInnenführung außerordentlich unflexibel und die Interaktion des Programms bei Fehlern beschränkt sich auf seltsame oft kryptische Fehlermeldungen, welche oft den Ursprung von seitens der Programmierer haben, oder auf den Aufruf der Hilfe.

Bei den Mechanismen im folgenden geht es um die sogenannten Automatismen, d.h. Funktionen die - z.T. ohne Wissen der BenutzerIn - gestartet werden und die nicht immer wirklich sinnvoll sind. Da die wenigsten Einstellungen an einer Stelle zu finden sind und auch zum Teil nichts miteinander zu tun haben, springe ich hier nur von Abschnitt zu Abschnitt.

Die folgenden Beispiele sind anhand von MS Word 2000 entstanden und können sicher ohne große Probleme auf andere Word-Versionen übertragen werden. Alle Beispiele sollen lediglich als Anregungen verstanden werden und nicht als "Muß". Außerdem erhebe ich keinen Anspruch auf Vollständigkeit und kann und werde keine Verantwortung für evtl. Datenverluste, Programmabstürze oder ähnliches übernehmen, da sich Versionen, Installationen und Betriebssysteme sich sehr stark unterscheiden.

Aufklappmenüs und einzeilige Symbolleisten

Mit der Einführung von Windows 2000 und Word 2000 hatte wohl Microsoft den Eindruck, daß zuviele Menüpunkte die benutzende Person verwirren könnten. Anstatt die Menüs aufzuräumen oder anders zu gestalten, werden nun - in der Standardeinstellung - die unwichtigeren Menüpunkte erst einmal versteckt und erst nach einer festen Verzögerungszeit von ein paar Sekunden angezeigt.
Ich finde die Entscheidung, welche Menüpunkte wichtiger und welche unwichtiger sind, sehr seltsam getroffen. Und auch wenn das Menü hinzu lernt, d.h. benutzte Menüpunkte dann mit einfließen läßt, so entsteht doch bei der davor sitzenden Person eher der Eindruck des Unregelmäßigen. Und so etwas verwirrt eher, als das es hilft. Auch ist meine langjährige Erfahrung in der Erwachsenenbildung eher die, daß Personen hervorragend nicht benötigte Menüpunkte ignorieren können, als sich verändernden Menüs anzupassen. Oft werden die Menüpunkte auch anhand der Position im Menü selbst wieder gefunden (oben, unten, mittig, etc.).

Lange Rede - kurzer Sinn: Ausschalten läßt sich diese Funktion unter dem Menü "Extras", Menüpunkt "Anpassen". Dort das Registerblatt "Optionen" auswählen. Wie im Bild zu sehen, sollte die Option "Menü zeigen zuletzt verwendete Befehle zuerst an" einfach ausgeschaltet werden.

Auch macht es Sinn die zwei Symbolleisten, die sich normalerweise im oberen Bereich eine Zeile teilen, nicht dort zusammen zu quetschen. Insbesondere da die Monitore doch erheblich größer geworden sind.
Daher auch die Option "Standard- und Formatsymbolleiste teilen sich eine Zeile" ausschalten.


Autokorrektur (automatische Veränderung des Textes)

Sehr ärgerlich können auch die Autokorrekturen sein, die MS Word vornimmt, da sie anfangs eingestellt sind. Zu den Autokorrekturen führt der Weg über das Menü "Extras", den Menüpunkt "Autokorrektur" und dort zum Registerblatt "AutoFormat während der Eingabe" (siehe rechts).
Mich nervt zum Beispiel MS Word, wenn es meint, daß jeder einzeilige Satz eine Überschrift sein sollte (Option "Während der Eingabe zuweisen ... Überschriften"). Daher schalte ich diese Option meist als erstes aus. Denn Überschriften kann ich schnell und einfach auch über die Tastenkombinationen [Alt][1] für die Überschrift1, [Alt][2] für die Überschrift2 und [Alt][3] für die Überschrift3 zuweisen - aber wenn ich will!

Auch unschön finde ich die Eigenschaft, daß jede Mailadresse oder Webadresse automatisch in einen Link umgewandelt wird. D.h. er wird blau, unterstrichen und anklickbar. Da ich aber hauptsächlich für den Ausdruck schreibe, schalte ich die Option ("Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks") aus.

Als Typomane hingegen finde ich die Option "Gerade Anführungszeichen durch typographische" zu ersetzen sehr gut ...


Autokorrektur Teil II

Auch in dem anderen Registerblatt "AutoKorrektur" sind einige Einstellungen, die sinnreich oder auch sinnlos sein können - je nach der Art, wie jemand MS Word bedient. So mag die eine Person, wenn automatisch alle Satzanfänge mit einem großen Buchstaben versehen werden (in MS PowerPoint hingegen völlig unsinnig).
Praktisch finde ich zudem, daß über die Liste Wortdreher wie "dre" automatisch in "der" umgewandelt werden können. Oder das bestimmte Sonderzeichen sich einfach mit ein paar Zeichen herstellen lassen. Probiere es mal selbst aus, und tippe in Word mal folgende Sachen ein (ohne die Anführungszeichen natürlich - und immer mit einem Leerzeichen anschließend): "-->" oder "==>" oder ":-)" oder "(c)" oder "<=>"
Manche dieser Zeichenfolgen erkennt MS Word automatisch, andere müssen erst mit einem Leerzeichen abgeschlossen werden um wohl Verwechselungen zu vermeiden.


Speichern

In dem Menü "Extras" befindet sich an unterster Stelle der Menüpunkt "Optionen". Dieser enthält ein Dialogfenster mit sehr vielen Registerblättern in denen vieles wichtige und unwichtige eingestellt (und verstellt!) werden kann. Ein wichtiges dabei ist das Blatt "Speichern" (siehe rechts), daher werde ich hierbei alle Punkte durchgehen ...

Die Option "Sicherungskopie erstellen" kann sinnvoll sein, wenn es sich um wichtige Dokumente handelt oder die Festplatte schon etwas betagter ist. Ist die Option aktiviert, so benennt MS Word beim Vorgang speichern die alte Datei automatisch um in "Sicherungskopie von ..." und speichert dann die Datei neu ab. Leider kann kein besonderer Ort für diese Sicherungskopien angegeben werden, sondern alle landen in dem selben Verzeichnis wie die Originale. Zudem hat Microsoft leider die Philosophie aufgegeben, die Sicherungskopie mit dem selben Dateinamen wie das Original zu vergeben, aber mit anderer Endung. Bei der neuen Philosophie tauchen nun in der sortierten Liste des Windows-Explorers unter dem Buchstaben "S" jede Menge Dateien auf.

Die "Schnellspeicherung zulassen" sollte niemals aktiviert sein! Zum einen sind alle Festplatten etc. schnell genug um den Geschwindigkeitsverlust nicht zu spüren. Zum anderen sind schon mehrfach Fehler in Dateien aufgetreten, da Word bei diesem Verfahren nicht die ganze Datei abspeichert, sondern nur die Änderungen anfügt. D.h. beim Öffnen muß Word alle Änderungen erst einmal nachvollziehen und wenn dabei auch nur der kleinste Fehler ist, geht der Rest komplett schief ...

Die Option "Automatische Anfrage für Dateieigenschaften" kann ganz nützlich sein, um selbständig Informationen dem Dokument mitzugeben. Aber andererseits speichert MS Word eh schon zuviele Informationen mit dem Dokument ab (Dateipfad etc.) ... siehe auch unter dem Menü "Datei", Menüpunkt "Dateieigenschaften".

"Automatische Anfrage für Speicherung von Normal.dot" ist schon seltsam formuliert. Denn dazu ist erst einmal das Wissen notwendig, daß die "normal.dot" die Dokumentvorlage für alle Dokumente ist - insbesondere für die "Leeren Dokumente". Zudem stehen darin u.U. Makros, Einstellungen etc. Daher ist die Option gut, wenn unterbunden werde soll, daß sich Makroviren ohne Nachfrage in diese grundlegende Dokumentvorlage schreiben. Aber auch ungewollte Änderungen können damit unterbunden werden.

"TrueType-Schriftarten einbinden" ist dann besonders wichtig, wenn das Dokument jemanden gegeben werden soll, der diese im Dokument verwendetet Schriftart nicht besitzt. Inwieweit dies evtl. Lizenzen bzgl. der Schrift verletzt, hängt von der Schrift selbst ab. Auch sollte noch bedacht werden, daß nur TrueType-Schriften eingebettet werden können (ich benutze zum großen Teil beispielsweise PostScript-Schriften die sich nicht so einbinden lassen können) und das je Schrift die Datei um einige hundert kB größer werden wird (je nach Schrift unterschiedlich).

"In Formularen nur Daten speichern" macht meistens nicht sehr viel Sinn, denn somit wären die Daten ohne jeden Zusammenhang.

Die "Speicherung im Hintergrund zulassen" ist praktisch, da während der Speicherung weiter getippt oder gelöscht werden kann.

Das "Auto-Wiederherstellen-Info speichern" hat leider die automatische Speicherung abgelöst, d.h. früher wurde tatsächlich die Datei abgespeichert, während nun zwar die Datei gespeichert wird, aber nur in einem eigenen Verzeichnis von MS Word selbst und zudem wird sie immer beim Schließen von MS Word gelöscht. D.h. wenn beim Schließen des Dokumentes auf die Nachfrage ob die Änderungen gespeichert werden sollen aus Versehen mit "nein" geantwortet wird, wäre früher nicht alles verloren gewesen, aber heute ist damit nur die letzte aktive Speicherung vorhanden. Wenn hingegen MS Word abstürzt, so prüft es nach, ob ein solches Info im Verzeichnis von MS Word liegt, und öffnet es automatisch beim nächsten Start.
Das einstellbare Zeitintervall hängt von vielen Faktoren ab: Zuverlässigkeit des Systems, Ärgerschwelle wieviel maximal an Zeit verloren sein darf, usw.

Im folgenden kann noch eingestellt werden, wie MS Word seine Dokumente standardmäßig speichert, und - interessanterweise nicht global, sondern nur auf das aktuelle Dokument bezogen - es kann ein Schutz für das Dokument eingestellt werden.


Eingefügte Texte ...

Ein häufiges Problem ist es, wenn Textpassagen von einem Dokument in ein anderes kopiert werden müssen. Denn viele wissen nicht, daß hierbei sich Windows nicht nur den Text merkt, sondern auch (wenn es aus MS Word herauskopiert wird) alle Formatierungsanweisungen bis hin zu Formatvorlagen. Und das ist natürlich sehr ärgerlich, da dann alle wieder mühselig per Hand entfernt werden müssen.
Einfacher ist es, den Text aus der Zwischenablage nicht einfach mit der Tastenkombination [Strg][V] oder dem Menü "Bearbeiten", Menüpunkt "Einfügen" oder das entsprechende Symbol ("Koffer") zu benutzen. Besser ist hier der Befehl aus dem Menü "Bearbeiten", Menüpunkt "Inhalte einfügen". Dabei kann nun die Option "unformatierter Text" ausgewählt werden und siehe da: Der Text wird eingefügt und entsprechend den aktuellen Einstellungen des Dokumentes formatiert.


Grafiken verrutschen

Es kann passieren, daß Grafiken, die über dem eigentlich Textfluß liegen, beim Verändern von Absätzen plötzlich sich verschieben. Das liegt daran, daß der sogenannte "Anker" des Bildes sich in dem Absatz befand, in dem die Änderung vorgenommen wurde.
Abhilfe erfolgt durch eine kleine Einstellung am Bild: Das Bild muß markiert sein. Über das Menü "Format" und den Menüpunkt "Grafik" gehen und dort das Registerblatt "Layout" einsehen. Dort den Punkt "weitere" auswählen und hier im Registerblatt "Bildposition" die Option "Objekt mit Text verschieben" ausschalten. Somit verbleibt das Bild an der vorher gewählten Stelle - außer der Anker selbst wird auf eine nächste Seite geschoben.
Daher ist das das Einfügen von Grafiken direkt in den Textfluß die sinnvollste Möglichkeit um das Hin- und Herwandern von Grafiken zu vermeiden.


Nummerierungen werden einfach weitergeführt

Wenn eine Liste mit Nummerierungen angelegt wurde und später im Text eine weitere Liste benutzt wird, dann fängt MS Word häufig nicht damit an, diese neue Liste neu zu zählen, sondern fährt mit den Nummern von der anderen Liste zuvor weiter. Dies kann über das Menü "Format", Menüpunkt "Aufzählungen und Nummerierungen" in dem Registerblatt "Nummerierungen" eingestellt werden. Dort einfach die Auswahl "Neu nummerieren" wählen. Dies wid dann für den zuvor markierten Absatz übernommen.


Erkannte Sprache ändert sich plötzlich bzw. die Rechtschreibung markiert plötzlich alles

Wenn in einem Dokument mehrsprachig bearbeitet wird bzw. viele Fachbegriffe aus einer anderen Sprache vorkommen, kann es passieren, daß Word, die Sprache, d.h. das Wörterbuch, die Rechtschreibprüfungen etc. auf die andere Sprache umstellt - und dies für den ganzen Absatz und für alle folgenden!
Dieser Automatismus kann ausgeschaltet werden über das Menü "Extras", Menüpunkt "Sprache", "Sprache bestimmen". Dort kann zuvor markierter Text einer Sprache (mit allen eben erwähnten Konsequenzen) zugeordnet werden und auch die Option "Sprache automatisch erkennen" ausgeschaltet werden.


Word öffnet Dokument nicht richtig

Es kann passieren, daß eine Datei versucht wird in MS Word zu öffnen, aber es nur Unsinn heraus kommt. Zum einen könnte es natürlich sein, daß MS Word schuldlos ist, da MS Word zwar Grafiken einbinden kann (Menü "Einfügen", "Grafik", "Aus Datei") aber nicht öffnen kann. Manchmal kann es aber vorkommen das z.B. die Dateiendung fehlerhaft war oder fehlte (gerade bei Dateien vom MacIntosh oftmals).
Denn MS Word versucht beim Öffnen selbständig herauszufinden, mit welchem Dateityp es zu tun hat. Wenn MS Word sich irrt, hat die Person Pech ... jedefalls so lange, bis sie in dem Menü "Extras", Menüpunkt "Optionen", Registerblatt "Allgemein" die Option "Konvertierung beim Öffnen bestätigen" eingestellt hat. Dann fragt MS Word nämlich brav nach, welcher Dateityp die zu öffnende Datei hat - und es kann ein anderer ausprobiert werden. Bei Word-Dokumenten wird weiterhin nicht gefragt.

In diesem Registerblatt läßt sich - nebenbei bemerkt - auch die Anzahl "... der zuletzt geöffneten Dateien" auf maximal neun einstellen. Denn diese Liste (am Ende des Menüs "Datei") ist schon recht praktisch ...


Auf einem anderen Computer zerreißt es das Layout

Wenn eine Seite sehr vollgepackt ist mit Text und lange daran herum geschoben wurde um auch wirklich alles auf den Seite so knapp wie möglich unterzubringen, passiert es leicht, daß auf einem anderen Computer alles wieder den Rahmen sprengt und zuvor sorgfältig gesetzte Positionierungen aus dem Ruder laufen.

Dieser Fehler hat meistens weniger mit verschiedenen Betriebsystemversionen oder MS Word-Versionen zu tun, sondern schlicht mit verschiendenen installierten Druckern. D.h. selbst wenn sich auf beiden Computern die selbe MS Word-Verison befindet, so können unterschiedliche Drucker das schöne Layout sehr wckelig werden lassen. Die einzige Lösung dagegen besteht darin, das Dokument in eine Form zu konvertieren (z.B. PDF - die haben das Problem erkannt und zerlegen das Dokument intern in einzelne unabhängige Zeilen), welche wirklich System-unabhängig ist. Der Nachteil besteht meist darin, daß eine Weiterbearbeitung damit auch größtenteils unterbunden wird.


© 12/2004 · Dirk Weikard