Probleme mit und in MS Word

Wenn ein Word-Dokument von der Seitenzahl her wächst, wachsen leider auch die Probleme. Ob es nun seltsame Seitenzahlenangaben sind oder leere Absätze überhalb von Fußnoten die Word aber merkwürdigerweise der Fußzeile zuordnet und die sich nicht löschen lassen.

Bekannterweise tauchen solche "Merkwürdigkeiten" bzw. Fehler gerade bei Word-Dokumenten auf, die mehr als 40 Seiten umfassen. Zudem haben häufige Abschnittwechsel, sehr große eingefügte Graphiken oder die Benutzung mehrerer verschiedener Word-Versionen ihren entsprechenden Tribut.

Gegenmaßnahmen

Die Gegenmaßnahmen können die Probleme oft herauszögern, aber nicht immer lassen sie sich auch wirklich vermeiden - insbesondere wenn ein größeres Dokument angelegt werden muß.

Bilder verkleinern

In einem Architekturseminar bekam ich einmal ein Word-Dokument auf eine CD gebrannt: über 100 MB bei nur 35 Seiten! Die Damen und Herren hatten nämlich leider nicht daran gedacht, die Bilder (alle mit hoher Qualität) vor dem Einfügen in einen dreispaltigen Text entsprechend zu verkleinern. Word behält nämlich die Originalgröße (und Datenmenge) entsprechend in dem Dokument bei und zeigt nur die "verkleinerte" (aber nicht reduzierte) Version an. So zum Beispiel "verkleinert" es Bilder in der Regel automatisch auf die entsprechende Seiten- bzw. Spaltenbreite.

Um der Stabilität von Word willens sollten daher Bilder vor dem Einfügen mit Hilfe eines Bildbearbeitungsprogrammes auf die passende Größe reduziert werden. Das hat nicht nur den Vorteil, daß Word entlastet wird, sondern daß die Verkleinerung auch meist wesentlich besser ausfällt, als mit Hilfe von Word.

Achtung vor langen Dokumenten

Leider sind gefährlich lange Dokumente, d.h. bei Word über 40 Seiten nicht zu vermeiden. Und die "Gegenmaßnahmen" die Word anbietet mit den Filial- und Hauptdokumenten ist auch nicht gerade zuverlässig. Daher bleiben eigentlich nur wenige Möglichkeiten übrig. Es kann das Dokument in mehrere Teile "zerschnitten" werden, die unabhängig bearbeitet, formatiert und ausgedruckt werden, was aber in Hinblick auf sinnvolle Arbeit nicht geeignet ist. Ansonsten hilft es manchmal, sich am Anfang auf einfache Formatierungen zu beschränken (wenige Formatvorlagen, wenige Bilder) und diese erst gegen Ende hinzuzufügen.

Aber im Prinzip hilft nichts, da das Dokument zum Schluß komplett sein muß. Daher immer beim Ausdruck prüfen, ob alle Fußnoten, Fußzeilen, Seitenzahlen (auch die im Inhaltsverzeichnis!) korrekt sind.

Keine häufigen Abschnittswechsel benutzen

Bei vielen Abschnittswechseln verliert Word gerne mal den "Überblick" und die Zeilen rutschen mal zur einen Seite, mal zur anderen. Daher möglichst Abschnittwechsel vermeiden und für Seitenwechsel auch die entsprechenden benutzen!

Verschiendene Word-Versionen meiden

Sofern es geht sollte es immer vermieden werden, mit verschiendenen Word-Versionen an ein und dem selben Dokument zu arbeiten. Die Word-Versionen sind nämlich leider nicht so kompatibel, wie sie im ersten Augenblick erscheinen und die Merkwürdigkeiten stellen sich erst im Laufe der Zusammenarbeit heraus.

Nicht den Drucker wechseln

Da Word sehr intensiv die Schriften des jeweiligen eingestellten Druckers (im Zeifelsfalle den Standarddrucker) nutzt, führt ein Wechsel des Standarddruckers oder der Wechsel des Word-Dokumentes auf einen anderen Computer (mit anderem Drucker) dazu, daß der Text anders läuft, d.h. plötzlich mehr oder weniger Platz verbraucht. Damit können sich ganze Seiten plötzlich verschieben und mühseilig händisch ausgerichtete Absätze werden in Mitleidenschaft gezogen.

Problemlösungsansätze

Ist das Kind erst in den Brunne gefallen hilft nur noch wages ausprobieren der verschiedenen Ansätze. Nicht alle führen unbedingt zu einem Erfolg. Es kann auch sein, daß das Dokument so beschädigt ist, daß nichts mehr hilft außer dem Abtipppen.

Als RTF speichern und wieder öffnen

Manchmal hilft es schon, das aktuelle Dokument unter RTF abzuspeichern (Speichern unter -> Dateityp: Rich Text Format (RTF)), Word zu schließen und dann das RTF-Dokument zu öffnen. RTF ist dabei gut geeignet, da keine Formatierungen etc. verloren gehen.

Bestehendes Dokument in ein neues (leeres) einfügen

Bei hartnäckigeren Problemen hat es auch schon zum Erfolg geführt, wenn ein neues (leeres!) Dokument erzeugt wurde und dann das bestehende (abgespeicherte und geschlossene) Dokument mittels des Befehls "Einfügen" -> "Datei" darin eingefügt wurde. War in dem "alten" Dokument eine andere Standardschriftart eingestellt, so sollte diese vor dem Einfügen entsprechend auch im neuen Dokument eingestellt werden.

Über die Zwischenablage einfügen

Bei der Methode mittels "Copy & Paste" den Text einzufügen, können unter Umständen Graphiken, Fußzeilen oder ähnliches fehlen. Daher ist diese Methode eher der letzte Schritt vor dem Eintippen. Hierbei kann auch noch ausprobiert werden, ob es möglicherweise hilft, nicht einfach den Befehl "Bearbeiten" -> "Einfügen" zu benutzen, sondern besser den Befehl "Bearbeiten" -> "Inhalt einfügen" und dann mit den Variationen zu experimentieren. Bei der Variante "unformatiert", fallen in der Regel alle Formatierungen weg.

Druckertreiber fixieren

Soll das Dokument später auf einem bestimmten Drucker ausgedruckt werden, so ist absolut ratsam, diesen als Standarddrucker auf allen Computern zu installieren, auf denen das Dokument bearbeitet wird. Ansonsten verschieben sich scheinbar sinnlos Absätze, Zeilen und Seiten (s.o.).

Wenn der Ausdruck in einem Copy-Shop oder einer Druckerei später stattfinden soll, ist es meistens kein Problem von dieser den passenden Druckertreiber für den eigenen Computer zu erhalten. Sollte der nicht verfügbar sein, so ist es hilfreich, wenn auf den Computern z.B. ein identischer PDF-Pseudo-Drucker installiert ist, mit dem dann das Dokument in PDF umgewandelt werden kann. PDF ist gerade für den Vorgang des Druckes bei einer externen Druckerei entwickelt worden,

© 08/2006 · Dirk Weikard