(Word-)Dokumente als RTF

Warum sollte man Word-Dokumente (oder andere) anders abspeichern als Word (von der Firma Microsoft) vorgeschlagen? Dazu gibt es eine ganze Reihe von guten bis sehr guten Argumenten ...
(siehe u.a. auch den offenen Brief http://www.deshalbfrei.org/briefe:word-dateien)

Schwachstelle Word-Dokument

Word-Dokumente als Sicherheitsrisiko (Makro-Viren)

In Word-Dokumenten sind nicht nur Texte und Graphiken eingebettet. Solche Dokumente können auch Anweisungen in einer Meta-Programmiersprache, den sogenannten Makros beinhalten. Nun sind solche Makros nicht nur praktisch (z.B. um beim Öffnen eines Dokumentes gleich alle Zeiten zu aktualisieren), sondern lassen sich auch für spielerische bis zerstörerische Zwecke ausnutzen. Solche Anweisungen können z.B. beim Öffnen eines Dokumentes alle Dateien löschen oder Wörter in vielen Dokumenten austauschen usw. Wenn sich diese Anweisungen auch noch verbreiten, d.h. in anderen Dokumenten einnisten, spricht man von sogenannten Makro-Viren.
Das diese Gefahr trotz verschiedener, erst spät in Word eingeführter, Mechanismen sehr hoch ist, zeigt u.a. die Anzahl von über 8.000 bekannten Makro-Viren für Word, aber auch Excel (Stand: 16.11.2004).

Als Beispiel siehe dazu den Bericht im Security-News-Bereich von Heise
http://www.heise.de/security/news/meldung/51950

Word-Versionen (Inkompatibilität)

Word-Dokumente sind nicht einheitlich, d.h. die Informationen die darin abgelegt werden (Texte, Graphiken, etc.) werden mit einem bestimmten Verfahren abgelegt, welches meistens mit neueren Versionen erweitert wird. Daher kann es leicht passieren, daß ein Word-Dokument nicht mehr von einer älteren Word-Version geöffnet werden kann.
Da nun Microsoft etwa alle zwei bis drei Jahre eine neue Version auf dem Markt bringt, und aus Gründen der Kosten und Eingewöhnung sich viele Leute gegen eine dermaßen schnelle Erneuerung der Software entscheiden, werden schätzungsweise derzeit die Versionen 8 (Word 97), 9 (Word 2000), 10 (Word XP), und 11 (Word 2003) gleichermaßen benutzt (Stand: 16.11.2004).

Word-Dokumente als ungewollte Informationsquelle (Meta-Informationen)

Was weniger bekannt ist, ist die Tatsache, daß Microsoft Word neben dem eigentlichen Inhalt noch weitere Informationen in dem DOC-Dateiformat abspeichert. So werden auch der Rechnername, die eingetragenen Personendaten, Revisionsstatus, ursprünglicher Dateiname und Dateipfad, bereits gelöschte Textteile und vieles weitere in diesem abgelegt.
Als Reaktion auf einen Bericht in einer Computerfachzeitschrift, die vor einigen Jahren aufschlußreiche Informationen über die z.T. Interna der Firma Microsoft aus deren eigenen, ins Internet eingestellten Word-Dokumenten entnahmen, entfernte Microsoft daraufhin sämtliche Word-Dokumente aus den Webseiten, und bietet auch keine solche mehr an ...

Als weiteren Hinweis dazu siehe den Bericht im Security-News-Bereich von Heise
http://www.heise.de/security/news/meldung/50317

RTF als Alternative

Um nun dennoch ein formatiertes Dokument, d.h. mit allen fetten, kursiven und sonstigen Formatierungen behaftetes Dokument zu erhalten, gibt es als Alterative zum sogenannten DOC-Format das RTF-Format. RTF ist die Abkürzung für Rich Text Format und ist eine für alle offengelegte Formtierungsbeschreibung von Texten. Durch diese Offenlegung waren daher andere Hersteller von Textverarbeitungsprogrammen in der Lage einen Schnittstelle zu erzeugen um ebenfalls RTF-Dokumente zu öffnen und abzuspeichern. Dadurch ist es nun kein Problem mehr, wenn jemand mit z.B. PageMaker auf einem MacIntosh arbeitet. Denn dieser kann auch ein RTF-Dokument ohne Probleme öffnen und es behält sämtliche Formatierungen bei.

Es gibt jedoch nicht nur Vorteile beim RTF-Format. So lassen sich natürlich nicht alle speziellen Word-Formatierungen bei anderen Textverarbeitungsprogrammen umsetzen. Diese werden dann in der Regel ignoriert. Auch werden RTF-Dokumente außerordentlich groß wenn Graphiken in dem Dokument vorhanden sind. Da das RTF auf maximale Kompatibilität ausgelegt ist, werden die eigentlich binären Informationen des Bildes im ASCII-Format abgelegt, was die Datei um etwa den Faktor sieben vergrößert.
Interessanterweise sind RTF-Dokumente die nur Text beinhalten oft kleiner als die entsprechenden Word-Dokumente. Ob dies nur mit den oben erwähnten Meta-Informationen ist nicht klar nachzuvollziehen.

Noch ein Hinweis an dieser Stelle zu den Zeilen- und Seitenumbrüchen in Word-Dokumenten. Es wird oft geklagt, daß bei der Übertragung von RTF-Dokumenten die Zeilen plötzlich ein klein wenig anders umgebrochen werden, so daß u.U. der Text nicht mehr auf eine Seite paßt usw. Dies ist jedoch kein Fehler des RTF-Formates! Vielmehr formatiert Word selbst die Zeilenumbrüche in Abhängigkeit von dem jeweils als Standard eingerichteten Drucker und dessen Schriften. So läuft eine Schrift jeweils um einen Bruchteil anders, auch wenn beide Personen die selbe Word-Version verwenden und die selbe DOC-Datei, aber unterschiedliche Drucker eingerichtet haben.
Dies wird meist nicht bemerkt, da die Textseiten oft noch nach unten Luft haben. Bei übervollen Seiten ist der Effekt sofort zu merken. In diesem Falle hilft nur eine Nachkorrektur durch die andere Person.

Ein RTF-Dokument läßt sich leicht erzeugen, indem man beim Speichern den Dateityp RichTextFormat (RTF) auswählt.

Über die "Optionen" im Menü "Extras" läßt sich bei Microsoft Word auch dauerhaft der Standard-Dateityp einstellen.

Vor- und Nachteile von RTF

Vorteile

Nachteile

Als Fazit läßt sich ziehen, daß es sehr viel Sinn macht, Dokumente im RTF-Format abzuspeichern, wenn diese anderen zugänglich gemacht werden sollen. Wird hingegen nur für den eigenen Bedarf produziert, so ist das DOC-Format wegen der größeren Ausnutzung der Möglichkeiten von Word geeigneter.
Man sollte sich dennoch überlegen auch für den eigenen Umgang RTF zu bevorzugen. Insbesondere wenn man selbst die Dokumente in fünf oder zehn Jahren noch einmal öffnen oder sonstwie benutzen möchte. Denn bis dahin, hat man selbst eine neuere Word-Version, die das "alte" Format u.U. nicht mehr versteht ...

© 11/2004 · Dirk Weikard · Update 07/2005